新入社員の「分からない」大全 – リモート研修成功のための31のチェックリスト

新型コロナウィルスの影響により対面での実施が困難になった新入社員研修。リモート研修の実施に苦労している研修担当者の方もたくさんいらっしゃるのではないでしょうか。

ビジネスパーソン向けの人気メディア「Books&Apps」でも昨今のリモート研修を絡めたテーマが取り上げられ、SNS上で話題になりました。

「分からない」の言語化が得意かどうかで、学ぶ側の習熟度に大きな差が出来てしまっている

しんざき氏

参加者全員に対して、「何か質問ある?」と投げかけるのは無意味で、一人一人に対して「分からない」を発言できる場を別途設ける必要があるとのことでした。

そもそも、新入社員が言う「分からない」にはどういう種類があるのでしょうか?

改めて、新入社員が陥りがちな「分からない」を細かく分類することにより、今後のリモート形式のオンライン研修に役立つのではないか。そんな思いから、この記事では「分からない」の種類を分類し、31項目のチェックリストの形で網羅的にまとめてみました。新入社員の言語化スキルがあるなしにかかわらず、「分からない」のパターンを事前に把握しておくことで、スムーズな声掛け、社内エンゲージメント向上に努められます。

また、リモート研修の習熟度チェックにはオンラインテストがお薦め。文末にはオンラインテスト実施に向けたお役立ち資料や事例集も無料掲載していますので、あわせてご参考にしてください。

用語に関する「分からない」

社内研修を担当する社員の業務経験が長ければ、専門用語・業界用語を自然に使ってしまっていないか、注意する必要があります。はじめて会社で働く新入社員にとっては、専門用語が飛び交う現場は、異国の世界に放り込まれたも同然です。

地頭の良い新入社員だったとしても、意外なところにビジネス基礎知識の欠落があることも。その場合は、むやみに叱責をせず、わかりやすい表現で丁寧に共有しましょう。また、用語に関する「分からない」は調べればすぐ分かる場合が多いので、研修中のネット・SNS検索を全面的に許可することも有効な打ち手です。

  1. 英語頭文字系略語を説明なしに使っていないか?
    「Web広告のCPAは…」などと無意識に使うと危険。少なくとも略語を使うときは最初に何を略したものか説明しましょう。
  2. 請求書、見積書、納品書など会社で使う書類の説明を省略していないか?
    普段の業務で当たり前に使っていても、そもそも役割は何か、どのタイミングで発生するかも新入社員にはきちんと説明しましょう。
  3. 粗利、ROI、などの会計関連用語、知っていて当然と思って使っていないか?
    経済学部・経済学部出身者であっても簿記知識が抜けていることも。
  4. RPA、DX、など最近耳にしがちな用語を得意げに説明なしに使っていないか?
    ニュースで耳にしているだろうと勝手な想定をするのは禁物です。 
  5. 社内で使っているツール名を説明なしに使っていないか?
    いつも使っている業界に特化した外部ツール、特になどは注意が必要です。
  6. グロス、ネットなど対比されるカタカナ語を説明なしに使っていないか?
    流通額全部を含めるのはグロスだったけ?ネットだったけ?法人営業、特に代理店営業では必要不可欠な概念。どっちがどっちか間違えやすい言葉はミスコミュニケーションの温床です。丁寧に解説を。

社内常識に関する「分からない」

社内の常識もリモートワーク環境では汲み取るのが困難です。常識と思っていることでも、一つ一つ丁寧に説明して、理解度を上げていく必要があります。

  1. 顧客名や得意先との関係性を説明なしに会話に紛れ込ませていないか?
    大きな得意先の情報は社内では常識かもしれませんが、新入社員にとっては得意先との関係性はまったく耳にしたことがない情報です。
  2. どの企業が競合かの情報を説明なしに話していないか?
    就活時代に企業調査で知っているだろうという思い込みは禁物。
  3. 社内のキーマンの情報が誰かを知っているものとして説明していないか?
    社内の交流を活発にするためにも、具体例でも社員名を出すようにしましょう
  4. ✅ 部署情報を説明なしに話してないか?
    どの部署がどんな仕事をしているのかも新入社員にとってはよく分からないもの。また、部署名は「情シス」など略称が乱発しやすいのではじめにきちんと説明しましょう。
  5. 業界のインフルエンサーが誰かという情報を説明しているか?
    業界の大物、誰もが知っている、と思っていても新入社員にはまったく未知の情報です。大物に関する情報はプロフィールも含めて説明しましょう。
  6. ビジネスマナーを習得できている前提で話していないか?
    ビジネス敬語や上座・下座など、今後のために細かく指導できるようにしましょう。
  7. メールマナーを習得できている前提で話していないか?
    深夜早朝送信の自重や、メール自体が取引のエビデンスとなることもしっかり認識してもらう必要があります。
  8. 社内システムを社内共通語として話していないか?
    勤怠管理システムや経費精算システムなど固有名詞で伝えても、記憶定着が困難な入社直後は、思考停止に陥り勝ち。どういうシステムかを丁寧に説明しましょう。
  9. 備品のありかや御手洗いの場所などを念入りにアナウンスできているか?
    仕事については質問できるものの、関連しないものほど緊張してなかなか聞きにくいもの。久々の出社、対面研修中も困っていそうな社員がいたら積極的に声掛けを。
  10. 社内目標はトップメッセージで共有できていると思っていないか?
    わざわざ私から言わなくても…という重要指標ほど、新入社員は売り上げ目標や上場に向けてのマイルストーンなど、意識的に何度も共有しましょう。

ITリテラシーに関する「分からない」

若者だからといって、ITに詳しいというわけではありません。スマホに慣れているZ世代は特に、会社でPCを初めてしっかり触るという方も。リモートでは、隣の席で困っているかどうかを推し量ることもできないので、ささいなことでも困っていることがないかを確認し、操作に苦労しているようなら別途電話などでもフォローするようにしましょう。

  1. PC操作の基本的な用語は、当然知っているだろうと思っていないか?
    コピーアンドペースト、ショートカットキーという基礎的な単語がわからないケースも。リテラシー不足の社員には、別途機会を設けてでも丁寧にレクチャーしましょう。
  2. PCソフトウェアでの作業に慣れている前提で話してていないか?
    特に、オフィス系ソフトについては有料オンライン講座での学習も効果的です。
  3. セキュリティについては当然意識があると安心していないか?
    USB端子に私用スマホをつないだり、私用クラウドサービスにファイルUPしたりなど、無知でやってしまいがちな行動は事前にアナウンスすべきでしょう。
  4. クラウドサービスへの適応は得意分野だと決めつけていないか?
    活用頻度が多いGoogle系のクラウドサービスは利用習慣をつけるように研修カリキュラムに取り入れてはいかがでしょうか。
  5. Web会議ツールの利用、初めて使う前提で説明できているか?
    ZoomやGoogle Meet、Teams、自社導入ツールなどの操作レクチャー機会は最優先に。世代問わず誰もが初めて使うもの。各個人がツールを使いこなせているか、別途聞き取りを行うことも重要です。
  6. 情報収集能力が長けているメンバーしかいない、とたかを括っていないか?
    普段はSNSをアプリでしか使わないという若者には、ググるという手法から説明する必要も。出社時のようにPCを覗くわけにはいかないので、掛け合わせをどう使うかなど、具体的にコツをレクチャー。
  7. 情報発信力の個人スキル=ビジネススキルだと勘違いしていないか?
    広報コミュニケーションスキルを全社員的に求める会社も最近は多いです。ブログを知らない世代でもあるはず。それぞれの媒体で適切なコミュニケーションを、広報部とも連携して習得しましょう。

個人の意識に関する「分からない」

土台となる仕事に対する姿勢に食い違いがある、基準差が大きいとたくさんの「分からない」が発生してしまいます。「先輩はなぜそんなに意識が高いの?」というギャップを必要量埋めるために、研修担当者との1on1ミーティングなどで、ディスカッションこまめに行い、個人別の意識を把握できるようにしましょう。

  1. 時間意識がある前提で研修を進めてていないか?
    5分前には会議参加の準備ができているか。顧客とのコミュニケーション・信頼構築において習熟優先度が高めの要素です。先輩社員として自身の体験なども交えて重要性を伝えましょう。
  2. クオリティコントロールが会社が求めるレベルに近いと無責任に期待していないか?
    成果物の質にこだわって時間がかかりすぎる、逆に短時間で完成させたものが求めているレベルより低すぎるなど。研修当初は致し方ないですが、業務スキル向上で徐々にギャップを埋めていきましょう。
  3. 目標達成への向かい方が人それぞれであることを認識しているか?
    コミットメント意識が強いかどうかは個人差があるが、プロとしてここまでは意識してほしい、というメッセージは粘り強く伝えていく必要があります。
  4. ミスのリカバリーは、当然すぐあるものだとイメージしていないか?
    仕事にミスはつきものだが、チームのために早期信頼回復すべき重要性を伝える。失敗経験が無い分、たとえ研修上のシミュレーションとはいえ、精神的ショックは大きいはずです。
  5. なぜ?を語れるか。その意図も含めて、理解している前提にたっていないか?
    成功の理由を把握できていなければ再現可能性が低くなります。研修中も、なぜ?を繰り返し問いかけることで、ロジカルシンキングを習慣づけられます。
  6. 人の気持ちがわかるかどうかを、社員それぞれの人間性を推し量れているか?         クレーム対応などに相対した際は、共感力が重要です。とはいえ、すべての人間に高い共感性を求めるのは酷。現状のそれぞれの人間性を研修を通して理解し、チームワークでのギャップ解消を。
  7. 自己学習に対する意識がある前提で研修を考えていないか?
    準備された研修カリキュラムには限界があります。新入社員が「これだけしかやってくれないの?」ではなく「学習は自分自身が自発的に行うもの」という自己意識の変換が重要です。
  8. 仕事に対する想いが高い前提でコミュニケーションをとっていないか?
    個々のモチベーションはまちまち。成長スピードにも関わる部分だが、過度な期待は危険。心身の健康を保ちながら研修にあたれているか、綿密にチェックしましょう。

リモート研修を成功させ、新入社員と場所が離れていてもスムーズにオンボーディングできるよう、31のチェックリストを確認しましょう。

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